Si vous avez le sentiment que vos Daily Stand-Ups sont une perte de temps, c’est probablement le cas.
Dans l’industrie du développement logiciel, nous faisons des Daily Stand-Ups depuis si longtemps que nous ne nous souvenons plus de leur raison d’être. À un moment donné, les stand-ups sont devenus un rituel dogmatique dénué de sens plutôt qu’une solution.
Les “mauvais” Daily Stand-Ups sont un exemple classique d’impuissance apprise : Nous savons tous qu’ils sont inutiles, mais nous nous contentons de les faire parce que nous pensons que c’est la norme. Ces jours-ci, nous faisons des stand-ups parce que c’est ce qu’on nous dit de faire, pas parce qu’ils résolvent des problèmes particuliers.
Qu’est ce qui ne va pas dans les DSM ?
Voici quelques symptômes qui indiquent que vous faites vos stand-ups de la mauvaise façon ou pour de mauvaises raisons.
Le fameux “tour de table”
Lors de ces instances, il n’est pas rare que chacun énumère simplement les tâches qu’il a effectuées sans véritablement se concentrer sur les objectifs à atteindre. Et pendant ce temps, la moitié des personnes qui assistent à la réunion ont déjà décroché et attendent simplement que chacun ait passé son tour pour pouvoir se remettre au travail.
Il est vrai que répondre à des questions comme “Qu’est-ce que tu as fait hier ?” ou “Qu’est-ce que tu fais aujourd’hui ?” peut sembler pertinent, mais elles ne permettent pas de mesurer la progression vers l’objectif du sprint. Au lieu de cela, elles créent une culture de la peur et font perdre du temps à tout le monde, car elles incitent les gens à parler de leurs tâches et à divaguer pour prouver qu’ils ont été productifs.
Il est donc important de recentrer les discussions sur les objectifs à atteindre. Il peut être utile de demander des précisions sur les étapes à franchir pour y parvenir, ou encore de discuter des blocages qui empêchent de progresser. Il est également possible de mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l’avancement du projet et ainsi éviter les discussions stériles.
En somme, il est important de rester concentré sur les objectifs à atteindre et de s’assurer que chaque membre de l’équipe travaille dans la même direction. Cela permettra de gagner en efficacité et d’atteindre les objectifs plus rapidement.
Les stand-ups prennent plus de 15 minutes : c’est trop long ?
Le Scrum Guide ne décrit pas comment mener les Daily stand-ups, en revanche il précise que ces derniers ne devraient pas durer plus de 15 minutes. Et c’est une bonne pratique, car plus ils sont longs, plus les participants risquent de les trouver non pertinents et de s’en désintéresser.
Pour que le stand-up ne dure que 15 minutes, votre animateur peut saisir les sujets qui nécessitent des discussions plus longues et les traiter après le stand-up. De cette façon, l’équipe peut se concentrer sur les informations les plus importantes pendant le stand-up, puis poursuivre les conversations nécessaires en petits groupes. Cela permet à toute l’équipe de ne pas être nécessairement présente pour les discussions approfondies sur un problème particulier.
Le stand-up quotidien est un bon moyen de tenir tout le monde informé de ce qui se passe dans l’équipe. C’est également une opportunité pour les membres de signaler tout problème potentiel nécessitant une planification ou une clarification supplémentaire. C’est un excellent moyen de rassembler les gens, de partager le contexte et d’entamer des conversations plus approfondies.
Cependant, gardez à l’esprit que le stand-up n’est pas une réunion de statut et que vos coéquipiers n’ont pas besoin de tout savoir.
Les participants en retard, absents ou perturbateurs
Il arrive que les participants soient en retard ou manquent régulièrement les DSM.
Or cela peut perturber le flux de la réunion et réduire son efficacité. En effet les daily stand-up sont conçus pour faciliter la communication au sein de l’équipe et aider à identifier et résoudre les problèmes qui pourraient entraver la progression. Ainsi, lorsque les membres de l’équipe sont absents, il peut être difficile d’avoir une image claire de ce qui se passe et de coordonner efficacement les efforts.
Il arrive aussi que, si le manager ou le “Scrum master” est absent, le Daily Stand Up soit annulé, ce qui peut conduire à des occasions manquées de discuter de questions importantes et de résoudre des problèmes en temps opportun.
Pour rappel, le Scrum Master, s’il n’occupe que ce rôle au sein de l’équipe, n’est qu’optionnel au Daily Stand Up : S’il y participe il peut le faciliter, sinon il doit simplement s’assurer que le Daily Stand Up a bien lieu et apporte de la valeur a l’équipe. Par conséquent, il est important que l’équipe ait conscience que cette instance a lieu pour l’équipe, afin de garantir que la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe soient maintenues à un niveau optimal, et de s’assurer que l’équipe va dans la bonne direction pour atteindre l’objectif.
Dans certains cas, il peut arriver que certains intervenants externes à l’équipe participent au Daily Stand Up, ce qui peut entraîner une perte de temps ou une confusion quant aux objectifs de la réunion. Il est important de rappeler que le daily stand up est destiné à l’équipe pour discuter de l’état d’avancement du projet et des tâches à accomplir, et que la participation d’acteurs externes peut perturber la dynamique de l’équipe.
Toutefois, s’il est nécessaire d’impliquer des personnes extérieures dans la discussion, il est recommandé de le faire de manière organisée pour préserver l’efficacité de la réunion.
Reporting et justification
Les réunions Daily stand-up sont souvent centrées sur la justification de l’utilité des développeurs pour l’entreprise ou le client : si un développeur n’arrive pas à terminer une tâche, il est censé se justifier. Cependant, il est important de rappeler que le but des Daily stand-up n’est pas de justifier son travail, mais de partager ses idées et ses problèmes avec l’équipe afin que tous puissent se tenir au courant des avancées de chacun et s’entraider en cas de difficultés.
Il peut arriver que les développeurs ne s’adressent qu’au Scrum Master, en lui faisant un compte-rendu de leur activité plutôt que de partager avec l’équipe. Il est pourtant essentiel de rappeler que les Daily stand-up sont un moment de partage entre tous les membres de l’équipe, et que chacun doit être encouragé à s’exprimer librement. En partageant ses idées et ses problèmes avec l’équipe, un développeur peut bénéficier de l’aide et des conseils des autres membres, ce qui peut améliorer considérablement la qualité de son travail et la dynamique de l’équipe dans son ensemble.
Les sujets abordés ne sont pas pertinents
Parfois, les développeurs trouvent que les sujets abordés dans les stand-ups quotidiens ne sont pas pertinents. Si vous êtes confrontés à des tickets que vous ne connaissez pas, que vous n’avez pas planifiés, que vous n’avez pas travaillé sur cette partie du code ou que vous ne contribuerez pas au travail en cours, il est compréhensible que vous ayez du mal à vous concentrer sur ces discussions.
Cependant, il est peu probable que le stand-up quotidien soit la cause du problème. Il semble plutôt que vous ne travaillez pas véritablement en “équipe” et qu’elle soit simplement composée d’un groupe d’individus qui travaillent uniquement sur leurs propres User Stories/fonctionnalités/parties du code. En d’autres termes, votre vrai problème ne réside pas dans le Daily Stand-up mais plutôt dans une organisation de travail cloisonné.
Il serait utile d’avoir une conversation avec votre équipe pour vérifier que vous travaillez ensemble de manière efficace, peut-être en réorganisant l’équipe, en brisant les silos ou en recentrant les objectifs.
Quoi qu’il en soit, quelle que soit la solution adoptée pour résoudre le véritable problème, chaque membre de l’équipe devrait être convaincu de la pertinence et la valeur des échanges qui ont lieu lors du Daily stand-up, à savoir discuter des objectifs à atteindre et s’assurer que chaque membre de l’équipe travaille dans la même direction.
Notre travail ne progresse pas assez pour justifier une réunion quotidienne
Si vous ne constatez aucun progrès au jour le jour, un point quotidien peut sembler inutile. Cela indique généralement que vos histoires ou tâches sont trop importantes. Cela peut être dû à une sous-estimation de la complexité de la tâche ou à une absence de décomposition suffisante des tâches en sous-tâches plus petites.
Pour éviter cela, il est recommandé que vos tâches soient suffisamment petites pour être terminées en un jour ou deux. Cela facilite la mesure des progrès de l’équipe, assure que tout le monde est sur la bonne voie et permet de se concentrer sur les tâches prioritaires.
Si vous avez une tâche qui est trop grande pour être terminée en un jour ou deux, vous pouvez la diviser en sous-tâches plus petites. Cette approche est utile même pour les tâches en cours, car elle permet de mieux comprendre les progrès et de s’adapter rapidement aux changements.
En fin de compte, la décomposition en tâches plus petites aide l’équipe à obtenir des résultats plus rapidement et à obtenir des commentaires plus tôt. Cela permet également de réduire les risques et les incertitudes en identifiant les problèmes plus tôt et en prenant des mesures correctives rapidement.
Pourquoi avoir des Daily stand-up ?
La pratique des Daily stand-up, qui consiste en une réunion quotidienne de courte durée, découle de la méthodologie Scrum et bien que cela puisse paraître surprenant, le Scrum Guide ne donne pas de directives précises pour mener cette réunion. En effet il n’est pas stipulé que les fameuses trois questions classiques doivent être posées à chaque développeur (« qu’est-ce que j’ai fait hier ? », « qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ? », « qu’est-ce que j’ai comme problèmes ? »).
Le Scrum Guide se concentre sur le but et l’objectif des réunions quotidiennes. Plus précisément, le but du Daily Scrum est d’inspecter les progrès vers l’objectif de sprint et d’adapter le Sprint backlog si nécessaire, en ajustant le travail planifié à venir.
Ainsi, il est important de se concentrer sur deux aspects clés :
- l’avancée de l’objectif de l’équipe,
- et la planification des actions à mettre en place pour la journée.
Il est donc crucial de souligner que le Daily Scrum meeting ne doit jamais devenir une simple mise à jour de statut. Cependant, il arrive souvent que cette réunion se transforme en une simple routine et que les participants ne la trouvent plus utile. Mais il est important de rappeler que l’objectif principal de ces réunions est de maintenir une communication fluide entre les membres de l’équipe de projet et de s’assurer que tous les membres sont sur la même longueur d’onde. Cela permet d’identifier rapidement les obstacles et les problèmes potentiels, de résoudre les problèmes de manière proactive et de prendre des mesures pour éviter les retards dans la réalisation du projet. En outre, les Daily stand-up peuvent également aider à renforcer la cohésion de l’équipe et à améliorer la responsabilisation individuelle.
En fin de compte, en ayant des Daily stand-up, les équipes peuvent travailler plus efficacement et atteindre leurs objectifs plus rapidement. Donc en réalité, le problème n’est pas la pratique des Daily stand-up en elle-même, mais plutôt la manière dont elle est gérée. Heureusement, il est possible de changer cela.
Comment faire mieux ?
Tableau Kanban & Walk the board
Se focaliser sur le tableau Kanban pendant le Daily stand-up encourage la concision en incitant les gens à se concentrer sur l’objectif du sprint plutôt que sur la productivité individuelle. Cela permet d’éviter les divagations et de se concentrer sur la gestion du travail plutôt que sur les personnes. Les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur les tâches à accomplir pour déplacer un élément particulier vers la colonne “terminée” plutôt que d’expliquer tous les détails techniques.
En utilisant un tableau Kanban, les équipes peuvent suivre le travail qui serait autrement invisible. Si un bug critique survient, il peut être ajouté au tableau pour demander de l’aide et alerter tout le monde qu’il se passe quelque chose.
Il est possible d’animer le Daily Stand-up de façon plus interactive en utilisant la méthode ”Walk the board” pour que les membres de l’équipe se concentrent sur ce que l’équipe peut terminer aujourd’hui. L’idée est de commencer la réunion en regardant le tableau qui montre l’état actuel de chaque élément et de passer en revue chaque élément en cours un par un. Pour une meilleure organisation, commencez par les éléments les plus proches d’être terminés et marchez vers les éléments qui viennent d’être commencés. Si vous avez plusieurs couloirs de nage, organisez-les par ordre de priorité et commencez par le couloir de priorité la plus élevée en marchant vers les couloirs de priorité inférieure.
En utilisant cette méthode, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous, en tant qu’équipe, pouvez terminer aujourd’hui, plutôt que de vous focaliser sur ce qu’un tel a fait ou fera aujourd’hui. Pour rendre la réunion encore plus productive, vous pouvez poser des questions telles que : “Comment pouvons-nous terminer cette histoire aujourd’hui ?“.
Ceci est particulièrement bénéfique si certains membres de votre équipe passent trop de temps sur des projets personnels ou sur des détails insignifiants. En marchant sur le tableau, vous aidez l’équipe à se concentrer sur ses objectifs. Si le travail n’est pas visible sur le tableau, il ne mérite ni le temps ni l’attention de l’équipe. Et si le travail est important et aligné sur l’objectif de l’équipe, il doit être ajouté au tableau.
En plus de détourner l’attention des individus vers la valeur créée, la marche du tableau encourage également la collaboration d’une manière que les mises à jour de statut personnel ne peuvent pas. En effet, cette méthode permet de visualiser clairement les points de blocage et les problèmes qui peuvent être résolus plus rapidement en travaillant ensemble.
En somme, la méthode “walk the board” est une façon efficace d’animer la réunion quotidienne de l’équipe en se concentrant sur les tâches à accomplir et en encourageant la collaboration et la résolution de problèmes en équipe. J’ai également trouvé ces types de stand-ups quotidiens plus faciles à suivre, à digérer et à gérer, ce qui permet de gagner du temps et de l’efficacité dans le travail d’équipe.
Prioriser
Lors du Daily Stand Up, il est important de définir les priorités des tâches à accomplir pour avancer efficacement. En effet, en déterminant les tâches les plus importantes, vous vous assurez de ne pas perdre de temps sur des éléments secondaires. De plus, il est également crucial de discuter de la manière dont les tâches sont liées les unes aux autres pour s’assurer que tout le travail est cohérent et se dirige dans la bonne direction.
Faire le focus sur les points de blocages
En outre, il est important de se concentrer sur les points de blocage pour identifier les problèmes qui empêchent de progresser et trouver des solutions adaptées. Il est également essentiel de tenir compte des commentaires des membres de l’équipe pour s’assurer que chacun se sent écouté et pris en compte.
Déplacez les discussions détaillées de manière asynchrone
Il est recommandé de ne pas aborder les discussions détaillées au cours du daily stand up pour ne pas ralentir la réunion quotidienne. Cependant, il est important de discuter de ces détails à un moment opportun, afin que chaque membre de l’équipe puisse contribuer aux discussions. Pour cela, les discussions détaillées pourraient être organisées sous forme de réunions séparées ou de réunions de groupe plus longues. Ces réunions pourraient avoir lieu à un moment plus opportun, lorsque toutes les parties prenantes sont présentes.
Organiser des réunions dédiées permettrait également aux membres de l’équipe de mieux se préparer en amont pour ces discussions. Cela pourrait conduire à des idées plus créatives et à des solutions plus efficaces. En effet, chaque membre de l’équipe pourra réfléchir à des propositions à l’avance, ce qui permettra d’avoir une discussion plus constructive et plus approfondie.
Enfin, pour garantir une discussion constructive, il pourrait être utile de désigner un modérateur pour ces discussions. Ce modérateur peut s’assurer que chaque membre de l’équipe ait la possibilité de s’exprimer et peut aider à maintenir la discussion sur la bonne voie afin d’atteindre les objectifs souhaités.
Encourager l’autogestion et inculquez la sécurité psychologique
Il est crucial de créer un environnement de travail sain et positif pour encourager l’autogestion et la sécurité psychologique. Les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise pendant les daily stand-up pour s’exprimer, partager leurs idées, et discuter de leurs préoccupations ou défis actuels.
Pour ce faire, il est important de mettre en place un environnement collaboratif et inclusif. Cela peut être accompli en encourageant les membres de l’équipe à prendre des décisions, à se responsabiliser pour leur travail, et à travailler ensemble pour atteindre les objectifs de l’équipe. De plus, il est important de fournir un environnement sûr et respectueux où chacun peut s’exprimer librement sans crainte de représailles ou de jugement.
Conclusion
Les stand-ups quotidiens sont une pratique utile qui ne doit pas être négligée. Pourtant, pour en tirer pleinement profit, il est important d’éviter de se contenter de suivre des pratiques préétablies mais plutôt de s’assurer que la structure de la réunion est adaptée aux objectifs que l’équipe s’est fixés.
Il est important de rappeler que le stand-up quotidien ne doit pas être considéré comme une simple réunion de statut. C’est une opportunité pour l’équipe de se rassembler et de planifier la meilleure façon de faire progresser un travail important. Dans cette optique, n’hésitez pas à expérimenter de nouveaux formats et à prendre des initiatives pour trouver ce qui convient le mieux à votre équipe.